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「iDMS」の説明

さぼ郎
そういえば、「iDMS」について説明をしていませんでした。

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まず、名前です。最初の「i」を小さくしているのは、「iPhone」のマネと言うよりは「iPS」のマネで、あまり意味はありません。

英語の辞書を「i」の頭から見ていったら「inventive」というのが見つかり、「創意に富んだ,独創的な」という意味らしいので、すかさず採用しました。

もとは、「innovative」「integrative」でも良かったのですが、ともかく「i」を持ってくると発音として「いどむす」≒「挑む」となる辺りを狙いました。

DMS」は「ドキュメントマネージメントシステム」で、ごく一般的な言葉になります。

この「iDMS」は、「EMO」の流れから原点に回帰して、まず、共有や資産化のような理想は次に譲って、紙の文書を適正に管理することに専念しました。

前回も書いたように。紙文書が、社会や企業から消えて全てが電子化されるとは、令和が終わるまでにはあることなのかは知れませんが、当面は紙の文書は増え続け、放置すれば整理不能となっていくことは想像に難くありません。

また、前回も書いたように、法定文書の大部分は、おそらく紙ベースのものが依然として多いと思います。

政府は電子化を主唱しているので、マイナンバーよろしく大金をかけてシステムを先行して作るのでしょうけれど、議員達は、本当に電子文書で立法を巡っての議論が効率的に進むのかは不明です。

ちなみにマイナンバーでは100億円かけたサーバーで使用率が0.02%だったとのこと。

住民基本台帳では、一説によると2千億円かけたなどの記事もあります。

資金はやりのMMTでは、政府は無駄でもなんでも、国債を発行して借金を増やせば、民間の貯蓄になるそうですから、無駄を恐れず、じゃんじゃん借金をして下さい。

デフォルトは起きないというものの、やっぱりいずれは返済はするんでしょうね?

そのことは、いずれ地方自治体にも波及するのでしょう。しかし、紙の文書と電子化した文書では、扱いが全く違うことは当然です。

例えば、紙文書を保管するのに使用する用具だって、個別フォルダでファイリングをするのか、バインダーに綴るのか、はたまた、フラットファイルを使用するのかなど、電子化した文書では全く考える必要のないことが、ごく当たり前に立ちふさがります。

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さらに、紙文書をいつまでも事業スペースに置いとくことは不効率になるので、いずれは廃棄しなければなりませんが、所定の廃棄規定に則って廃棄手続きをしなければならない文書もあるでしょうから、ストレージにいつまでも入れておくのとは様相が異なります。

法定文書と一般文書
定期発生文書と随時発生文書

があって、その組み合わせで管理するべきだと前回は書きましたが、現実には環境が整っているなら、電子化して使用するべき文書と紙のまま使用する文書の識別も必要になるでしょう。

法定文書の電子化は、会計関係ではかなり進んでいるようですが、個人情報などは十分な注意が必要になります。

決裁関係の文書は、財務省でさえ改ざんしてしまうのですが、実は「iDMS」では、個別文書を登録する機能で、文字情報だけでなく、電子文書も登録できるようになっていますが、改ざんはシステム管理者でもない限り、上書きも削除もできないので、ほぼ不可能です。

電子決済までつけて、「電子も紙もシームレスに管理!」みたいなチャラい文言で修飾することも考えられますが、むしろ、そんなことよりは紙文書に専念したほうがいいかなと思っています。

ポイントは、テプラで背ラベルを作るより、
簡単で
必要情報も満載で
しかも、遥かに安く
印刷できることを「差別化」養素にしています。

たかが、背ラベル
されど、背ラベル

あんまり創意に充ちているとも思えませんが、ともかく「inventive」ですのでよろしくお願いします。

近日中に、逐次、「iDMS」の操作マニュアルを公開していきます。同時に、「iDMS」のサブセットとして「頓活」を開発中です。

請う、ご期待!

婚活でも就活でも終活でもない、頓活
もちろん豚骨でも豚カツでもありません。

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