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頓活

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頓活1号

さぼ郎
Step.1 実態を調査 し、方針を決める
Step.2 整理整頓 をする

ここからが「ファイリング」、日本語で言うところの「文書管理」になるわけです。

日本では古来から大福帳のように文書(主として証文)を綴じて管理していたようで、チャンバラ映画などでも、時々目にします。

前にも書いたと思いますが、アメリカでの歴史は古く、それが戦後の日本にも入ってきたわけです。というか、戦争に負けたことでアメリカ流にせざるを得なかったのでしょう。

ファイリング」は通常、3段階のプログラム(進行)で考えられています。

第1段階は「リテンション・プログラム
リテンション」とは「保持」のこと。つまり、発生から保管、保存を経て廃棄に至るスケジュールを明確にすること。

最近の国会中継などを見ていると、内閣府(おそらく安倍政権になってから)で顕著な傾向として、証拠として残したくない文書を「メモ」として可及的速やかに廃棄していることです。

公の仕事において「証拠として残したくない」という恣意に基づいて「公文書管理」が行われるのであるなら、「管理」すること自体に全く意味をなしません。

本来であるなら「メモ」はもとより、手控えで官僚が書くノートも公文書として記録するべきだと思います。政権中枢において行われることは全て「歴史的記録」として保持し、原本廃棄のタイミングで電子化して将来に託すのが「文書管理」の本筋だと考えています。

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初代宮内庁長官の田島道治

2019年8月16日にNHKが放映した昭和天皇の「拝謁記」も、初代宮内庁長官の田島道治さんが残した「メモ」です。「メモ」として書き残したものが歴史的価値を放つことを鑑み、現職の官僚は内閣府や現政権の言いなりになって手を汚すようなことを「大人の解決」として出世と引き換えないことを祈るばかりです。

第2段階は「ファイリング・プログラム
リテンション・プログラムに従って、文書を計画的に保持し利用(共有)すること。

日本で「ファイリング」と言うと「ツミアゲ」式がまっとうなような言い方をする人が日本では多いですが、欧米の「ファイリング」には「ツミアゲ」という発想はなく、基本は「ワリツケ」です。

その理由は不明ですが、結果から考えれば「ツミアゲ」で文書の分類が継続的にうまくいく可能性はかなり低いと考えられます。

ツミアゲ」指揮は流動的な対処ができることを利点としていますが、「流動的な対処」には揺れ、振れ、ブレがつきもので、同じ分類なのに異なる分類になってしまったり、逆に異なる分類なのに同じ分類をしてしまうなど時間の中で必ず混在し、新たな文書を分類するにおいて、考えなければならなくなることは必至です。

極力、流動的な対処をしない方策を、事前に検討しておくことは不可欠だと考えています。つまり、流動性をどのようにして「ワリツケ」に取り入れていくかを明確にしておくことが、崩壊を回避する唯一の手段じゃないでしょうか。

ワリツケ」式は上意下達で硬直的な故にいずれ崩壊するというような指摘もありますが、ファイリングで言う分類は「大中小分類」のようなカテゴライズした概念的な分類ではなく、例えば、
大:東京都
中:台東区
小:浅草橋
のような分類で、この「」分類に対して顧客名を「五十音順」「番地順」あるいは「売上順」などでラベリングし、個別フォルダでファイリングするような仕組みで、誰がやっても同じ分類になるような分類法になります。

分類と言うよりは、イメージとしては「並び」「シリーズ」というような概念に近いものだと考えています。

誰がやっても同じ分類にならなければ「ファイリング」はいずれ崩壊していきます。

ここを「ツミアゲ」式というジャパニーズ・スタイルにすることは、文書管理の端緒から「解釈」という壁を持ち込むような気がしています。

アメリカで発祥した「ファイリング・システム」で、

Step.3  必要事項の登録

頓活」では「背ラベル」を重視しています。というのは、背ラベルを印刷するためには出力項目を入力する必要があるからです。

入力項目は、
文書ファイルタイトル(個別フォルダはフォルダタイトル)
組織
ロケーション(事務室、キャビネット、棚位置)
ファイルブックス番号(ファイルボックスを使用するならば)
作成年度
保存期間
廃棄期日
使用ファイル用具(背ラベル印刷のため)
分冊番号
取扱区分(個人情報、営業秘密、歴史文書など)

最低でも、これくらいの入力項目が必要になります。

頓活1号」では、これらのデータを暗号化テキストデータとして保存し、データベースを使用しません。

ビットコインを支えているブロックチェーンという技術は、公開情報(パブリック)と資金の移動という金銭価値が絡むため、厳重なセキュリティが施されていますが、文書管理用のデータをプライベートで運用するならば、PoW(proof-of-work)やナンスなどは必要がありません。

通常ですとデータベースにはマスターが必要になりますが、このマスターの管理も利用者からすると結構大変なことのようで、某総合大学の場合は、サポートとして各種問い合わせのみならず作業の支援をしています。

頓活1号」では、こうした煩わしさよりも、登録すること、1枚からでも背ラベルを印刷することを第一段階として定着することを目指します。

そのためには、ラベルプリンターが必須のアイテムと考えています。ラベルプリンターがあれば、登録さえ刷れば1枚からでも簡単にプリントでき、強粘着用紙で貼ることができます。

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東芝TEC B-EV4T-TC27-R

登録も億劫ですが、もっと億劫なのがラベル印刷と貼付です。

そのため、頓活1号」自体の価格を抑えても、ラベルプリンターの導入を標準として推奨しています。ただし、どうしてもラベルプリンターは導入しない場合もあるでしょうから、複合機出力も可能としてはあります。

頓活1号」で文書Fileの基本的なデータを集めることと、新たに文書ファイルが発生する都度に印刷&貼付が定着するようでしたら「頓活2号」の出番となります。

頓活2号」ではマスター登録と権限が発生すると考えていますが、やはりデータベースを使わない構造で「分散型台帳技術」として暗号化テキストファイルで構成できるように考えようと思っています。

頓活2号」は続き!

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