頓活
Step.3 必要事項の登録 ー 背ラベル印刷
文書管理を始めようとする事業所においては、段階を概ね4段階で考えることをお勧めしています。
Step.１ 事前準備 ー 調査Step.２ 導入準備 ー 整理整頓Step.３ 必要事項の登録 ー 背ラベル印刷などStep.４ 定着・習慣化 ー ルール策定＆遵守定着
Step.1 事前準備の《復習》
基本的には調査になります。
1．文書の総量の把握2．ファイル用具3．収納用具4．書庫の有無
「iDMS」「頓活」で共通している考え方は、管理の対象の基本は「文書ファイル」になるということです。
「文書ファイル」とは、バインダーやファイルの総称として使用しています。「日本ファイル・バインダー協会」によると、もっと厳密な定義が掲載されていますが、「iDMS」「頓活」では、厚みが3センチ以上くらいから10センチくらいまでのハードなカバーを「バインダー」と称し、穴の数は気にしていません。
ファイルは、基本的には「フラットファイル」、あるいはそれに類する厚紙程度の表紙のものを意味しています。
どちらも、要するに一件書類を綴るための用具として認識しています。ただし、個別に文書を登録することもできます。
それとは別に「個別ファイル」は、個別に管理すべき文書を挟むものを意味し、基本的には「ファイリング」と言われる管理体系で「バーチカルファイリング」用のキャビネットや、ファイルボックスに入れて管理する用具を意味します。
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このそれぞれの種類とサイズと数量を把握することが、文書の総量と同様に必要なことになります。
収納庫（キャビネット）の総量と位置からロケーション用にコードを振り、棚数や幅などを調べます。書庫があれば、同様に書庫のロケーションと収納できる容量を調べます。
そこでやっとStep.2の「導入準備」の復習になります。
Step.２ 導入準備《復習》
「頓活」に限らず、システマティックな文書管理を導入するには、避けて通れないのが「整理整頓」です。
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文書管理の書籍には必ず「整理」とは捨てることで、「整頓」とはいつでも使えるようにすること のように書かれていますが、あえて2つに分離する必要もなく四字熟語として捉えればいいと考えています。
実は「整理整頓」自体は、一気にやってしまえば、それなりに片付きます。掃除と同じようなものですが、実は似て非なるものです。
ここでは「法定文書」は別物として考えます。「一般文書」の使い方を、どのように考えるかは、組織知性に大きな影響を与えうるものと考えています。情報として共有する、知識として共有する。こうした観点から、保有（保管+保存）すべき文書の選別の基準から管理するための方策をルール化していく必要があります。
しかし、「整理整頓」も「ルール化」も、組織文化として取り組み、定着しない限り、形骸化するのは時間の問題です。
形骸化の回避はシステムやメソッドの問題ではなく、ひとえに「人」「組織」の問題であると考えていますが、支援する手立てはかならずあるという観点から「頓活」を考案しています。
Step.3 必要事項の登録
「必要事項」とは何であるか？
「頓活」では、「背ラベル」を重視しています。「文書管理システム」などというと、競合他者のホームページを見させていただくと、「あれもできる」「これもできる」と、羨ましい限りです。
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個別フォルダ・ラベルサンプル
冒頭で申し上げているように関西の某総合大学に納品した本格的文書管理システム「iDMS」では、「あれもできるようにしよう」「これもできるようにしよう」と過去の事例から考えられる限りの仕組みを組み込みましたが、現場のヒトは、文書管理システムにデータを登録するために雇用されているわけでもないので、およそ基本的な画面から基本的な操作に限定されている感じがします。
当然ですが、管理システムである以上、文書ファイルが生成し事務室で活用され、事務室から廃棄されるか書庫で保存され、保存年数が経過すればいずれ廃棄される一連の流れを想定してありますが、一気にすべての機能を使用するわけでもないことが分かってきています。
その経験を生かして、管理システムを「頓活1号」と「頓活2号」に分離しました。
「頓活1号」と「頓活2号」に関しては、次の記事で詳しく説明しようと思いますが、概要をお伝えしておきます。
というのは、2019年8月18日現在、まだ、できていません。
で、構想としては関西の某総合大学向けに「iDMS」を若干ローカライズして作ったwebシステムを、販売力があれば営業展開していけば良さそうなものですが、大規模過ぎて直販するのはきっと難しいだろうという観点から、システムは2段階で考えたらいいのではないかと思いが至りました。
で、「頓活1号」の基本的ミッションは文書管理に必要なベーシック・データを収集し、背ラベルに印刷すること。複合機印刷もできるのですが、やはり機動力からすればラベルプリンターを前提に考えたいと思っています。
そこでシステムの価格はグッと抑えてラベルプリンターを前提に文書管理を始めることを強力に推進するのが「頓活1号」です。
文書管理の考え方は「頓活名人」としてマニュアル化しますので、複合機、あるいは手書きで行うならば「頓活1号」及び「頓活2号」は不要です。
「頓活2号」は、「iDMS」で実現した殆どの機能を搭載し、オキカエ、書庫移管や分冊など、考えられる機能を搭載しようと思っています。ただし、webシステムにはしないつもりです。
詳細は「頓活1号」「頓活2号」の記事を見てください。