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ワード文書の構造化はアウトライン機能で実現できます

アウトライン化はビジネスシーンに必須です

さぼ郎
アウトライン記述法」というビジネス文書の書き方が有るようです。今まで知りませんでした。

アウトライン」といえば、「輪郭」とか「概要」として使われる用語で、イラストレーターなどでは、「文字をアウトラインにする」というと、文字の形状に添って外形を線で構成することを意味しますよね。

アウトライン

左は「文字」の表示ですが、右はアウトラインにしてあるので「画像」になっています。文字コードだと、相手のパソコンに同じフォントが無ければ再現できませんが、アウトラインにしてしまえば画像なので、どのようなフォントを使っても間違いなく表示することができます。

さて、「文書のアウトライン」となると、どのようなことを意味するのかですが、ようは「構成」あるいは「構造」というあたりと思います。

小説で言うなら、章タイトル、節タイトル、項タイトルを先に決めて項に文章を書き込んでいくというような方法でビジネス文書を作成してみよう ということです。

アウトラインにすると、そこから全てがアウトラインになってしまうので、表題とか標準書式に書式を設定しておいて、報告内容をアウトラインにしてみます。

アウトライン

例えば、出張報告書

アウトライン

丸で囲ってあるところは、ワードの白いページのままに普通に書いて、書式を付けてあります。行頭の「○」が付いている所は標準書式ということです。

アウトライン

「出張目的」のところで、「レベル1」を指定します。そうすると、改行する都度に「レベル1」として「◯に十」のマークが出てきます。

これで、まず、「レベル1」を出しつくします。

次に「レベル2」は、「レベル1」を改行してtabキーを押すと1段内側に「◯に」が表示されます。

この階層に直接書くか、また、項目タイトルとしておいて、更に「レベル3」に内容を書くような段取りでイメージします。

アウトライン

アウトラインは「構成」を示しているにすぎません。レイアウトを見るには、赤で丸をした「アウトライン表示を閉じる」をクリックしてレイアウトを見ます。

アウトライン

と、このようになるのですが、実際には「レベル」に合わせてスタイルをあてます。上記のイメージにはフォントの指定と番号の自動付与を付けてあります。

例えば5番の「先方担当者」を4番の「出張者」の上に移動したければ5番のレベルを掴んで4番の上にドラッグするだけで、枝番まで整合的に変わります。

アウトライン

このような機能を使うことで、「報告書」「議事録」「提案書」などは、実に簡単に、そして簡潔に作成することが出来るようになります。

次回は、「」「」「」のような構成をもった文章。社内規程とか、マニュアルを例に解説してみようと思います。

特に規程類やマニュアル類は改訂が入るので、アウトラインを使いこなすことはビジネスシーンでは必須と言ってもいいでしょう。

報告書」「議事録」「提案書」なども標準化することで、誰が作っても共有できるようになります。この考えは、「Excelの仕事術」にも書かれていますが、とても役に立つ考え方です。

Excel
「Excelの仕事術」の記事にリンク ↑

文書管理のポイントは、個人情報や営業秘密などの「守秘」、売上データや契約などの「事業継続」、そして文書という社内文化の「共有」という側面が有ります。

文書作成の方法から取り組んでみたらいかがでしょうか?

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