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頓活

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「個人文書」とはなにか

さぼ郎
国会中継をYouTubeで見ていると、野党が厳しく追求して記録を出すように迫ると、官僚は口を揃えて「それは個人文書、つまりはメモのようなものですから即日廃棄いたしました」とか良くて「年度内に処分いたしました」というような回答をします。

では、逆に「行政文書」とは何かといえば、
1.職員が職務上作成・取得している
2.組織的に用いられている
3.実施機関として保有している
ということだそうです。

組織的」に使用せず、あるいは「実施機関」として保有していなければ、行政文書ではなくなり、とどのつまりは「私的メモ」として処分、あるいは情報公開対象から除外されることとなります。

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これは、あくまでも官僚的言い逃れであって、例えば初代宮内庁長官を務めた田島道治さんが書き残した拝謁記」などは、「組織的に用いられておらず」「実施機関として保有されておらず」だから、間違いなく「私的メモ」なわけですが、歴史的価値があるわけで、遺族がなぜNHKに持ち込んだのかは不思議な話ですが、官僚に渡れば間違いなく「私的メモ」として公開されることはなかったでしょう。。

官僚がメモするのは、落書きではなく「備忘録」なわけで、公務員の執務時間中に「私的時間」はないはずです。そもそも、重要なポイント故に「メモ」を取るわけで、「『これは課長に口頭説明した時の補足資料だから私的メモ』などといろんな理屈を付けて外してしまう」のだそうです。

ただし、平成22年12月の閣議決定で「当該メモに行政機関における法律立案の基礎となった国政上の重要な事項に係る意思決定が記録されている場合などについては、行政文書として適切に保存すべき」との判断も出されていますが、基準が曖昧なので、どうとでも出来るようになっています。

さすがに官僚社会主義国家の面目躍如というところです。

企業活動に置いて、打ち合わせなどで使うノートは、どのように扱うべきかですが、基本的には「私的メモ」になると思いますが、報告するべき時効があれば、然るべきシステムもしくは報告書として組織文書とするべきです。

行政機関と民間企業とでは、「メモ」一つとっても、こんな考え方が違うのだと思うと、組織活動の目的とか使命とか、はたまた発展などに対する立ち位置が全く違うことに気づきます。

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