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頓活

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頓活メニューの価格表

さぼ郎
さて、肝心なお品書きです。

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頓活メニュー

さて、お品書きの説明です。

頓活」とは、「事業所における紙文書整理整をし、整った状態を維持する日常の」のことです。

ということで、「頓活」というネーミングを総称的に使用しています。源流は「iDMS」という大掛かりなWEBシステムをベースにしていますが、頓活の着眼点としては、

1.webを使用しない
つまりローカルなネットワーク内で使用
2.データベースを使用しない
インストールやら設定やらが不要
3.マスター登録しない
登録データから採集します
4.暗号化テキストをチェーンでつなぐ
分散台帳管理の技術をベースにします
5.きれいで情報豊富な背ラベルを印刷する
そのためにはラベルプリンターを必須とします

という特徴を有しています。理由を説明します。

(1)webを使用しないのは、管理が大変でコストがかかること。つまり、ある程度以上の規模がなければ管理要素がオーバーコストになってしまいます。

(2)データベースを使用しないのは、インストールやバックアップなどの管理要素が発生します。

(3)データベースを動かすためには、通常、マスター登録が必要になりますが、このマスター登録及び管理は、エンドユーザーには結構な重荷になることがわかりましたので、登録データからマスター化していこうと考えています。

(4)ビットコインのコア技術であるブロックチェーンは、革命的な技術だと考えています。この技術のエッセンスを流用して分散化させること、暗号化テキストを利用することで台帳管理をしていきます。

(5)なんといっても背表紙ラベルです。テプラ等ですと18ミリ幅✕8メートル長で1,200円くらいです。東芝テックの強粘着コート紙のラベルだと90ミリ幅✕60メートルで3,100円です(リボンもいるので都合5,000円)。
単純な比較はできませんが単位面積あたりで考えると、東芝テックのラベルプリンター自体の価格は5倍位しますが、用紙で考えると9分の1です。
90ミリ幅を使うことでの情報量の多さは、文書管理に追いてとても貴重だと考えています。

ということで、価格の説明です。

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頓活メニュー

頓活名人」は、「頓活」の総称になります。
構成は、「頓活Office」と「頓活1号」及び「頓活2号」で構成されます。

頓活Office:50,000円

【内訳】
1.実践のための協議をします。
2.標準マニュアルから事業所に合わせたマニュアルを作成します。
3.フォローアップの動画の閲覧を許可します。
4.背ラベルのレイアウトでロゴを含む可変部分の対応をします。

実践サポートとして用意してある「事前準備」「導入準備」に関しても、自主的に行えるようにはマニュアルとフォローアップで可能なようには準備しておきますが、要請があれば、ワードクラフトがから人材を各1日派遣して実践指導をいたします。

背ラベルで考えられるレイアウトは、
バインダー:A4 幅4~10センチ 各1センチ刻み
フラットファイル:A4 縦・横
個別フォルダ:9センチ
ファイルボックス:A4 縦・横
保存箱:箱番号、ロケーション
などが考えられますが、この中から必要と思われる7種類にロゴなどの可変対応いたします。

全く新規でレイアウトが必要な場合は難易度に応じて3~5万円で承ります。データとの連動があるので、あまり推奨いたしません。

※ 遠隔地においては交通費と宿泊費が実費でかかります。

「頓活1号」:50,000円プラス180,000円

頓活1号」及び「頓活2号」は、事業所内の「頓活」行動を支援するコンピュータシステムで、「頓活1号」は、登録することと、背ラベルを印刷することを主たる目的としています。

そのためにシステム価格は5万円に抑えてある反面、ラベルプリンターの導入(設置と頓活1号の接続テスト含む)を推奨しています。

使用想定機種は、東芝TECの「B-EV4T-TC27-R」です。用紙幅は90ミリ(特注)を前提にレイアウトを組みます。

ラベルプリンターは、初回は新品をワードクラフトから送りますが、故障が発生した場合は、ワードクラフトから即座に使用可能機種を送り、そのまま使用してもらいます。

ラベルプリンターは、プリントしたラベルの印字寿命のために感熱ではなく熱転写方式を使用します。そのためヘッドに熱がかかることと、ラベルサイズが可変になるため糊付き部分をもカットしなければならずカッターに糊が付着していきます。

となるとユーザーサイドのでメンテナンスが必要になろうかと思いますが、ユーザーは使用するだけに専念するべきということからこういう貸し出し方式にしました。

また、ラベル用紙は特注になりますので、通常の最少発注量は10巻からになります。1巻60メートルなので1回の発注で600メートルの用紙が来てしまいます。

そこで、ワードクラフトが介在してラベル用紙1巻、インクリボン1本からの購入に対応いたします。

設置は、ラベルプリンターの動作確認だけでなく、「頓活1号」によるラベル印字ツールの設定、レイアウトの確認までいたしますので、事業所現地に出向きます。

※ 導入設定時には用紙とリボン各1を無料で提供いたします。
※ 遠隔地においては交通費と宿泊費が実費で別途かかります。

「頓活2号」:250,000円

頓活2号では、「iDMS」で実現した内容のほぼ全てを組み込む予定です。

画面構成
U011:ログイン
U012:新規登録
U013:検索
U014:検索結果一覧
U015:詳細表示
U016:個別文書
U018:保存箱返却
保存箱
K021:箱ラベル
K022:梱包処理
K023:移管処理
K024:貸出状況確認
棚卸
K031:事務室棚卸
K032:書庫棚卸
K033:事務室棚卸初期化
K034:書庫棚卸初期化
印刷
U041:ラベル印刷
U042:事務所ファイルリスト
U043:書庫ファイルリスト
K049:ツールダウンロード
人材
K051:人材新規登録
K052:人材変更
K053:入替え
K054:文書取扱担当者
K055:人材・変更・検索結果
組織
K061:新規登録
K065:廃止・変更
廃棄処理
K071:文書ファイル廃棄承認
K072:保存箱廃棄承認
K073:文書ファイル廃棄執行
K074:保存箱廃棄執行
ヘルプ
U081:Q&A
U082:お問い合わせ詳細
U092:パスワード初期化
U099:アラート
U801:ヘルプ(問い合わせ)
事務室、キャビネット
K911:新規登録
K912:一覧表示
K913:廃止・変更
書庫マスター
K921:新規登録
K922:変更・廃止
文書分類基準
K931:新規登録
K932:一覧表示
K933:変更・廃止
期首
K941:期首設定
保存箱貸出
K951:保存箱貸出期間


極力、データベースを利用しない方向で構築できないか模索中です。画面数もかなりあるのでもう少しコンパクトにまとまらないかも検討の余地があります。

紙文書の管理で、想定できる内容を網羅しなければと考えています。

まず、「頓活1号」で、文書ファイルが発生すると、どこにしまう文書ファイルなのか(ロケーション)、どれくらいの期間保持するべきなのか(保存年数)、事務室での使用期間と書庫での保存期間をどのように考えるか
など文書ファイルを管理する基本は「頓活1号」からスタートして、習慣化した段階で「頓活2号」の導入を検討されるのがよいのではないかと考えています。

もちろん、「頓活1号」に登録したデータを活かして本格的な文書管理をスムーズに開始できます。

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