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文書と文書ファイル

さぼ郎
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文書」とは、情報を記録したすべての情報記録媒体をいい、組織の職員が職務上作成または取得した書類・記録・図面・写真・マイクロフィルム・電子文書等であって、職員が組織的に用いるものとして当組織が保有しているもの一切を指します。

ただし、個人判断で廃棄しても組織的・職務上支障のない個人メモ、個人控えのような文書は「個人文書」または「私的メモ」として、文書管理からは除外することができます。

書籍・新聞・雑誌、刊行物、有価証券及び未使用の帳票類はこれに含まれませんが、仕事の都合で購入した書籍なども放っておくと貯まる一方で、パソコンのソフトなどに関する書籍などは、ちょっと古くなると利用価値がなくなるものもあるので、廃棄時期を管理するために登録することもありえます。

書棚が分散していなければ問題もありませんが、登録さえすればロケーションが確定するので、使い終われば元の場所に戻すことも容易なこととなります。

個人用にコピーした文書、個人段階の検討メモ(推敲ないし意思形成過程の原稿)、組織の用に供されなかった文書などは、「個人文書」として使用が済み次第、なるたけ早期に廃棄していくべきです。

会議や打ち合わせで配布される資料の管理ですが、配布されているわけなので「原本」ではありません。誰が原本を持っているのかチェックしておき、会議もしくは打ち合わせが終わり次第、ノートなどに要点を書き写して、もらった資料は廃棄していくことが望ましいと思います。

部門を代表して参加した会議や打ち合わせであるなら、しかるばく「ファイル」を用意しておいて、そこに必要事項などを書き込んだ資料を、そのまま綴じておくようにし、必要に応じて組織内に通知をすることで共有を図ります。

文書ファイル」は、組織的に利用する文書を作成・取得した場合、相互に密接な関連を有する場合はファイルに綴ることでまとまった集合体とするのが「文書ファイル」です。

100年ほど前にアメリカで考え出されたファイリングでは、個別の文書であっても複数の文書であっても個別フォルダーに挟むことで統一的に管理できるようになったことです。

つまり、すべての個別文書を管理の対象つするのではなく、「文書ファイル」として同種の文書を挟んでおくことで、管理の集約化を図ることを実現しています。

とくに、登録の手間を考えると、すべての個別文書を登録することは現実的ではなく、「文書ファイル」にまとめ、「文書ファイル」を管理対象とすることは理にかなっています。

ただし、特に重要な文書は「個別文書」として登録もし、管理もすることが出来るようにしておくことは必要なことです。

ファイリングでは、穴を開けて綴じ込まないことを重視しますが、パイプ式ファイルに綴じたほうが良い文書と個別フォルダーに挟んだほうが良い文書は、管理の視点が異なります。

文書の性質によってファイル用具の選択は変えるべきだと思います。

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文書ファイル群」という体系の要素もあります。これ自体は、文書管理として登録する要素ではありませんが、「レコード・マネジメント」では「シリーズ」として考える重要な要素となります。

組織文書を「文書ファイル群」として把握することが出来るようになれば、文書ファイルの管理も、それに挟む(綴る)文書の管理も、軌道に乗っていると言えるでしょう。

このように、組織文書の的確な管理が整然とするようになれば、組織内の情報共有も、後一押しというところに来るわけで、文書管理の究極の目標は、不要になった紙文書を廃棄することは副次的なことであって、場内の見た目のうるわしさの実現と情報の共有による組織知能のアップに尽きると思います。

その第一歩として、場内が片付いているという状態を作り出すことは、とても大きな第一歩となります。



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