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「保有」とは

さぼ郎
前回の復習をまとめてみると、事業所内で発生するあらゆる「記録」をマネジメントするのが「レコード・マネジメント」になります。直訳すれば「記録管理」となります。

管理」と名が着くわけですから、単に置いとけばいいというわけには行きません。再利用するための手立ても必要ですし、寿命が尽きた記録の排除も必要になります。

そこで必要になるのが「リテンション・プログラム」となります。これは、単ナスライフサイクルのようなスケジュールとは違って、もっと、根源的な考え方ですが、ワードクラフトでは、もっと形式的なことから着手するべきと考えています。

つまり、何をどのように「保持」し、なにをどのように「廃棄」するかを持続可能な仕組みにして組織として対処していくことを可能とならしめることが求められます。

記録」という言葉の範囲は、当然のことですが「文書」だけに限るわけではありません。

つまり、「文書管理」といえば、「記憶管理」よりは「文書」に限定されているだけ狭猥な管理レベルと考えてもいいかもしれません。

逆をいえば、それだけシンプルに考えるべきであるわけです。

ファイリングの本を読みますと、「保管」と「保存」という言葉の使い分けが必ず書かれています。

そして、「保管+保存=保有」と書かれています。

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ちなみに、「保有」「保管」「保存」のそれぞれに英語の単語はあるようですが、レコードマネジメントの現場で使用されているかは不明です。

ここで少し説明をしましょう。

文書を作成・取得し、それを文書ファイルに綴ります。使用が済んだら、即廃棄にする文書は別として、何らかの記録として残しておく文書は、類似する文書が綴じてある文書ファイルに綴ることになります。

この状態で会計年度末まで持つわけですが、必要があって文書ファイルに綴じたわけですので、通常は翌会計年度の1年を事務室内に置いておくことで、必要に応じて使用することが出来る状態にしておきます。

この期間を、「保管」といいます。

翌会計年度1年間を事務室に置くことを「保管」といいますが、現用の文書が新年度に生成されていきますから、前年度の文書は、違うところに移さなければなりません。

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つまり、作成・取得した年度は現有のロケーションに置いておき、いつでも参照できるようにしますが、「保管」中は、事務室内の利用度のあまり高くない場所に移します。

作成・取得してから会計年度末まではカウントしません。この状態を「カレント」と呼んでいます。

保管」期間を完了し、保存箱に梱包して書庫で管理することになります。

この期間を、「保存」といいます。

そして、「カレント」から「保管」「保存」の期間を「保有」と称しているのが一般的です。

ちなみに、「核兵器」は「保有」といいます。「所有」とはいいません。「保有」しているということは「使用」の可能性を如実に示しています。「保管」というと「いつでも使う」というニュアンスが薄れそうです。「預かる」というニュアンスが強くなる感じがします。
しかし「共有」とは言うようです。ニュークリア・シェアリング(Nuclear Sharing)」というようです。
ドイツ、イタリア、ベルギー、オランダはロシアに対抗する上で「」を共有しているようです。
事実はどうなのかわかりませんが、日本は「非核三原則」があるので、アメリカと共有することは今の所はなさそうですが、長期安定政権の独創、暴走によってどうなるかは不透明です。

暦年度の文書であっても、会計年度で扱います。

事務室で「保管」した後、書庫で「保存」するために、事務室から書庫に移します。

このことを、「移管」といいます。

事業所によっては、他の部門に管理が移ることもあります。その場合は、保存箱に梱包されている文書ファイルを使う場合は「貸出」を受けることになります。



skeezeによるPixabayからの画像を使用しています。

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