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頓活

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「行政文書の電子的管理についての基本的な方針」を読んで

内閣総理大臣

さぼ郎

1.基本的な考え方

《要点》
行政機関における行政文書は紙媒体を正本とするものが大半である。
平成31年初頭の調査によると、紙媒体の行政文書は1,750万件に対して電子媒体の文書は125万件。つまり、14倍の多さで紙媒体で行政は執り行われている。

頓活
棒グラフ「青」が「紙媒体」。これでどういうスケジュール感で電子化しようとするのやら。

その管理を人力で行っているため所在把握等、管理業務に支障をきたしている。
行政文書を作成する共有フォルダも体系的整理がなされていない。
操作上の自由度が高いため意図せざる消失、書き換えのリスクを内包している。
これは電子文書のことを言っていると思う
閣議決定(平成30年7月20日)により、今後作成する行政文書は作成から保存、廃棄・移管までを一貫して電子的に管理する。
「電子的に管理する」というのは、紙媒体も電子媒体も「電子的」という「推定コンピュータシステム?」で管理するということのようだ。
そういえば小渕優子が明治座正体という利益供与したとき、証拠になりそうな記録がパソコンにあることでハードディスクを破損した事があった。
電子的に管理するということは、都合が悪くなればサーバーを壊せば済むと考えているのかもしれない。
公文書管理委員会、閣議決定において策定された「基本的な方針」として整理する。
行政文書の管理及び情報公開への対応について適正性の確保を図る。
森友、加計問題における国会でのやりとりを見ている限り「適正性」以前の問題として官僚が知恵を出し尽くしながら、その不法性を合法にするために法律知識を駆使して不都合な情報を「メモ」として即日廃棄したとしており、「適正性の確保」は絶対に担保されない。
むしろ、不正を見抜かれる前に不都合な真実を証明する文書を発見することが彼ら(高級官僚)の真の目的であることは自明である。

2.取り組みの理念

《要点》
国活動、歴史的事実の記録である公文書の適正な管理により、行政の運営の効率化を図り、現在及び将来の国民に対しての説明責任を全うするのが、「公文書等の管理に関する法律」の理念である。
絵に描いた餅であることを、あたかも金科玉条のごとく言い続けることの2面性を管理するのは、電子化のほうが不都合なことになるような気がする。
行政文書の電子的管理においては行政文書の作成、整理・保存、移管又は廃棄といった同法の規律を確実に充足するための取り組みをする。
こんなことは電子化しなくてもできるはず。「確実な規律」によって文書管理が運営されて一番困るのは、「内閣府」であることが、権力の腐敗を如実に示している。
行政文書を長期間電子的に安定して利用可能とするためには技術の陳腐化やセキュリティ上の脆弱性に対処する必要がある。
セキュリティは暗号化などでかなりカバーできるはずであるが過日のAWSの停止のように機械的故障は確率的に発生するため冗長化をしなければならずお金がかかる。
文書管理は台帳化が可能なのでブロックチェーンにすれば低コストでかいけつが着くが「改ざん」ができないという、役人にとって致命的な欠点?がある。
情報通信技術の動向を把握しながら継続的に見直していく。
(1)電子媒体の正本・原本化
管理業務を効率化するために電子媒体を正本・原本として体系的に管理する。
法令の定めによって紙媒体が義務付けられている場合や、電子化によって非効率となるばあいは、制約が解除されたら順次、電子化していく。
混在している限り、管理は煩雑になる。なぜなら、紙媒体と電子媒体とでは、「文書」であることでは同一であるが、管理の手法としては同一次元での管理は不可能である。
そのため、あたかも一元管理しているように見せながら2系統の管理システムを作るしか方法がない。
これを現場の役人に理解させ、浸透させ、運用させようとしても不効率であり、網羅性は確保できないことは、火を見るより明らか。
(2)作成、移管、廃棄までのプロセス全体を電子化する
行政文書の管理は業務プロセスと密接不可分であり、各段階における利便性・効率性が確保される必要がある。
機密保持・改ざん防止についての確保も必要である。
利便性と効率性のバランスの両立に留意しつつ電子的管理の枠組みを構築する。
このあたりの曖昧な表現の中に彼らの逃げ道を用意するのだろう。
(3)本格的な電子的管理の実現
従来手作業によって行われていた管理業務の自動的な処理を可能とし作業負担を軽減し漏れや誤りを抑止出来ることが合理的である。
政府としては新たな国立公文書館の開館時期を目途として公文書の新たな管理を実現する。
いかなる不都合な記録でもアーカイブするという信念がない限り、駄文をかき集めても公文書館の価値を高めることはできない。
このことは「正義(ジャスティス)」と「歴史に対する責任」が欠如している限り、魂のない仏を作るようなもの。
率先して不法を犯している総理大臣がはつれいする「基本方針」というのがブラックジョークでしか無い。
「漏れや誤り」というけれど「改ざん」や「意図的破棄」を抑止目標にないのも笑える。

3.今後目指すべき電子管理のあり方

(1)共有フォルダ等における体系的管理
(2)文書管理業務の処理自動化
この2つは似たことが書かれているのでまとめた。
共有フォルダの電子的な文書保存領域を体系的に管理する。
具体的には内閣府が策定したマニュアルを参考に遅滞なく着手すること。
①作成
記録用フォルダに相当する領域、検討中フォルダに相当する領域、個人用フォルダに相当する領域をしゅん別し、組織的検討を経た行政文書は記録用フォルダに格納し、電子媒体を正本・原本とする。
記録用フォルダには作成したときと同じ分類、名称、階層構造を設定し、作成者、作成時期、分類・名称等のメタデータを自動的に付与する。
メタデータ?の自動的に付与とは、管理システムへの登録のことか?
作成者、作成時期、名称を自動的に付与するすることは可能でも、「分類」を自動的に行うとするなら「AI」しかない。
メタデータという曖昧な呼称ではなく、ちゃんとした「書誌情報」とするべきのような気がする。
分類を「ワリツケ」方式にするなら、利口な人が適宜修正しながら「分類」項目の見直しをしていくことで、多少は「AI」化は可能になるかもしれないが、「ツミアゲ」方式なら拡散・破綻は時間の問題でしか無い。
②整理・保存
ようはファイルサーバーに用意されている「小分類」とされるフォルダにアップロードすることで「行政文書ファイル」に編綴され、その時点で「読み取り専用」になるとのこと。
「編綴(へんてつ)」という言葉が使われている。通常は「文書」を「文書ファイル」に綴ることを意味するけれど、ここではファイルサーバーに登録することを「編綴」と言っている。
「行政文書ファイル管理簿」はメタデータと同期して自動的に作成するとのこと。
少なくともマイクロソフトのOfficeを使う限りは「行政文書ファイル管理簿」を構成するような情報を自動的に付与することはできないから、作り込んだシステムから文書を登録する際に、「メタデータ」と称する情報を登録することになる。
複製の作成・供与に関しては行政文書の履歴として電子的に把握する。
厳格な管理を要する場合は、アクセス制御を措置する。
誰でも「アクセス制御」などと言い出すのだけれど、頻繁に人事異動があったりするからその保守は簡単なことではない。
文書ファイルのライフサイクルは電子的に「把握」する。
ストレージなんて、ただに近いものなのだから電子データに関してはすべてアーカイブしておけばいいように思うけれど、役人にとっては消したい情報が満載しているんでしょうね。
戦前の思想統制の時代のように、未だに黒塗りやっているのだから。
③集中管理
行政文書ファイルの国立公文書館への移管については一元的な文書管理システム出て続きをする。移管は電子的に行うこととし、国立公文書館に置いて受領後の方策を検討する。
行政文書亜フィルの廃棄については内閣総理大臣への協議を実施し保存期間満了後に電子的に廃棄する。
このあたりの記述を見ていると紙媒体は意図的に対象とされておらず、「電子的」とのみ記載されている。
「電子的」というのは、コンピュータシステムの登録されて一元管理されているデータのことだけではなく、電子媒体の文書ファイルを指している感じの記述になっている。
④移管・廃棄
廃棄するに置いて「内閣総理大臣」がでてくるところがすごい。
花咲か爺よろしく海外にお金を配りまくりながら、夜は赤坂の料亭で密談しているのに、たかが行政文書ファイルの廃棄に総理大臣が競技するわけもない。
(3)その他充足すべきこと
①長期保存
見読性
ようはPDFに加工すること
セキュリティ
サーバー監視、冗長化。職員の権限では改ざん削除ができないようにする
とはいえ、局長が命令すれば個々の職員だって改ざんできることは証明済み。挙げ句に関わった職員は自死してしまったが、これとて命令者にとっては「死人に口なし」となり、最高級のセキュリティが確保された。
同様に首相夫人の秘書をしていたという「谷」ナニガシはイタリアへご栄転したとかだが、帰国後も彼女が官僚である限り秘密と引き換えに身分と出世は保証されている。
いあわば、これもセキュリティの確保には違いがない。
ブロックチェーンにすれば格安で、かつ改ざんができないけれど、このほうが「不都合な真実の記録」も永遠に確保されてしまう。
②メタデータ
メタデータについてはこれからフロー含めて検討する。
何がメタデータで、どのように採取し、どのように同期を取り、さらに言えば決済などをどうするのか?
③電子メール
送受信から一定期間が経過すれば自動的に削除されるシステムは採用しないとのこと。理由は、選別・保存において支障をきたす。
本気ではないでしょう。もっと恣意的な操作をするためであることは間違いがないところです。
ともかく森友・加計を見る限り「不都合な真実」を国民の目にさらさないために東京大学を優等で卒業したエリートたちがこぞって「知らぬ、存ぜぬ、メモは規定に則って廃棄した」を言い続けたシーンは記憶に新しいと思います。
何を言ったところで、彼らの実態はあれが真実を語っています。
④その他の情報システム
いいたいことは適切に管理を行う ということ。他に言いたいことは意味が不明である。
⑤紙媒体の行政文書の扱い
過去に紙媒体で作成・取得した行政文書は保存期間満了後、国立公文書館への移管か廃棄を行う。
電子化が却って煩雑になるような場合は、紙媒体を正本・原本としても差し支えない。
紙と電子が混在する場合は、電子を紙に出力して一元化を図るのではなく、双方で一つの集合物であることをわかるようにして別々に管理する。
押印された行政文書などの取扱は内閣府において整理する。
安倍総理は、かつての民主党政権を「悪夢」といましたが、いまや、安倍総理君臨する内閣府は「魔窟」と化しています。
その魔窟で整理するというのは、なにか怪しい匂いがします。
頓活

4.関連する取り組み

(1)情報公開
(2)IT化・業務改革
(3)働き方改革
ようするに「いいようにやって下さい」としか意見はありません。

5.今後の進め方

内閣府に置いて国立公文書館に治験を活用する。関係行政機関の協力を得て来年度を目途に一定の結論を得る。

感想

なにか目新しいことはおよそなく、役人が時間つぶしでそれなりの文字を文章体裁にして作文しているだけのような気がします。

根本的に必要なことは、国民の知る権利に対していかに忠実にあるがままを伝えることが出いるかが「レコードマネジメント」の要諦です。

あるがままが歴史を作っているので、そこに権力の恣意や意図によって不都合の糊塗があるようでは民主主義は根底から揺らぐわけです。

逆をいえば、行政における「レコードマネジメント」は、それくらいに重要なことなのですが、悪意ある介在者がいる限り、レコードマネジメントは、どれだけ予算を注ぎ込んでも有名無実化することは自明です。

行政に置いて一番必要なことは、このような「文書管理」の前に「公平」「公正」そして「正義」のマネジメントが必要だと思います。



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