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Step.2 導入準備-整理整頓

さぼ郎
文書管理を始めようとする事業所においては、段階を概ね4段階で考えることをお勧めしています。

Step.1 事前準備 ー 調査
Step.2 導入準備 ー 整理整頓
Step.3 必要事項の登録 ー 背ラベル印刷など
Step.4 定着・習慣化 ー ルール策定&遵守定着

Step.1の事前準備の 《復習》

事前に、紙文書の総量を計量する必要があります。できれば、個人持ちと共用で分けて測ります。通常は厚みをセンチメートルで計測します。

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その際に、どういうファイル用具を使用しているかも、並列でチェックしていきます。文書管理として事業所の方針を定めるにあたって、最終的に使用するファイル用具は使用目的に合わせて絞り込んみ、ルール化していく必要があります。

外形的な形とルールを対応させていくために必要な作業です。

次は収納のスペースになります。文書ファイルは原則として単年度でクローズしていきます。特に定期に発生する文書は、会計年度を基準に文書ファイルを作成していきますので、前年度となる文書ファイルの置き場所を考えておかなければなりません。

ファイリングでは「ウツシカエ」といいます。つまり、紙の文書管理においては、発生年度を「カレント」とし、翌年度までは事務所に置いておきますが、年度が変わると当年度に対して前年度の文書ファイルは、事務所内の別の場所に移動させることをウツシカエ」といっています。

当然ですが、前年度をウツシカエ」するためには、前々年度は、吟味の上、書庫に移します。これをファイリングでは「オキカエ」と言っていますが、用語としては紛らわしいので、「移管」と称します。

事務所に置いてある状態を「保管」といい、書庫に移して管理する状態を「保存」という言葉で使い分けることが多いです。

事務所保存:保管
書庫保存:保存

また、「保管+保存=保有」とするのがわかりやすい感じです。

ということで、書庫保存に該当する収納スペースの使用状況と使用方針を確定する必要があります。

これらが事前準備となります。

Step.2 導入準備

1.方針の策定
整理整頓」に関する「方針」を確定する必要があります。「方針」には、スケジュールをきっちり決めて全組織的コンセンサスとする必要があります。

当然ですが、繁忙期は回避しますが、かといって時間をかければいいというわけでもありません。やるとなれば一気にやることが必要ですので、統一的な文書管理をするためには「トップダウン」である必要がありますし、上層部こそが率先垂範で当たることを原則としています。

2.整理整頓-削減
事前準備で調査した文書量から削減量の目標を決めて、個人持ちの文書から「廃棄」「保管」「暫定」に分けます。

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個人持ちが終われば「共有」スペースに置かれている文書の廃棄」「保管」「暫定」に分けます。

保管・保存する文書は、どういうルールで管理するべきかを考えます。ポイントは法定文書以外は「情報価値」「共有価値」で決めます。

ルール」、「分類」、「カテゴリ」などと言い出すと、担当者によって同じ文書ファイルが異なる管理体系に所属してしまいますので、どのような「並び順」にするべきかで考えてみると比較的、各人の判断が分かれにくいです。

ここでいう「並び順」とは、取引先順、担当者名順、日付順、エリア順などのように明確なグループとして見えてくると思います。

その前提は、「組織階層+分掌」「作成日」に「並び順」としてとらえながらグループ分けをしていくと、概ね、文書ファイルのグループ分けがスムーズに進みます。

現在進行中の案件以外の文書は、原則として全てを「共有化」するように考えます。つまり、現在、作業中の文書以外は個人で持つことをやめることを方針として明確にします。

最後に、「暫定」に分類した文書の扱いを再考します。「情報の価値」を考えながら、今即座に廃棄するのか、保管するのか、あるいは保存するのかに分類していきます。

また、情報価値が高く、共有するべきと思われる文書は、電子化して原本を廃棄して行きましょう。

共有価値がない限り、作業が終わった文書、文書ファイルは原則として廃棄していきますが、躊躇する場合は、電子化(PDF等)するか、原本となったワード、エクセルファイルをファイルサーバーの組織割当に保存しておきましょう。

電子化ファイルの管理は別途記述いたします。

3.ルール化
導入時として方針を立て、スケジュールに従って整理整頓をしたわけですが、その過程で、ルール化するべきことを列記し、セクション単位で確認していきます。

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・紙文書の保管・保存をルール化する
・個別フォルダにするか、簿冊にして綴じておくべきかのルール化
・分類を列記しておく
・個別フォルダにしろ簿冊にしろ、保管+保存の年数を決める

など、文書ファイルを生成したときに誰でもがスムーズに登録できるようにルールを単純かつ明確にしていくことが定着に大きく寄与します。

まとめ

導入時に明確な方針を企業体として公表し、全セクションのスケジュールを調整します。

方針として伝達することが不可欠です。その際に、目的と展望を必ず申し添えるようにしましょう。

セクション単位で「整理整頓」を行います。主眼は不要文書の発見と廃棄になりますが、情報価値がある文書の共有化も行えます。

保管・保存文書の基準は法定文書出ない限り「情報価値」という観点から何年持つべきかをメモしていきますが、決して個人持ちにしてはいけません。

個別のファイルで管理するべき文書と、簿冊(文書ファイル)として一件書類化して持つべき文書を識別していきますが、情報価値として共有性、再利用性が高そうな文書は、後刻、電子化していきます。

紙文書の原本としてのワードやエクセルがある場合は、両方を残すべきか原本の電子文書を残すべきかを確定していきます。

基本は1年経つと使用の度合いがある文書は1%でしか無いということを念頭に整理整頓をしていくことが肝要です。




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