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Step.1 事前準備

さぼ郎
今回は、その観点から「Step.1」を書いてみます。

Step.1 事前確認

導入前に必ずしなくてはならないこととして「確認」があります。事業所ごとの「現状」をありのまま把握し、その現状を「是」とする意見と、「否」とする意見を聞き出すことが最初の確認事項となります。

整理(不要なものの廃棄)や整頓(分類し合理的な配置をすること)は、次のステップ2で行います。

ステップ1は、あくまでも現状の確認と、文書管理のあるべき姿をイメージする段階と思って下さい。

1.文書の総量の把握
文書及び文書ファイルの総量(厚み)を測ります。
その際に、どういうファイル用具(種類)を、どれくらい使っているかも同時に調べます。
2.ファイル用具
どのようなファイル、バインダーあるいは個別フォルダーやボックスファイルのサイズと数量を調べる。
サイズや縦横など、できるだけ詳細に調べます。
現状のラベルは「手書き」「テプラ」「プリントアウトの切り貼り」のいずれかなども可能な範囲で調べておきます。
3.収納用具
有り体に言えば、キャビネットのことです。
どういう形状(サイズ)のキャビネットが何台あって、棚の段数は何段あるか?
扉があるか? ガラスかスチールか?
施錠は可能か?
4.書庫の有無
執務室での使用期間が過ぎ、廃棄までの間の保存をするスペースがあるかないか?
あるなら、現状はどのような使われ方をしているか?
スペースと棚と段数を調べる

この基礎的調査を前提に、今後の方針を検討します。整理整頓自体は、一気にやれば済むことですが、まずは、事前の調査と方向性の確定が不可欠です。

EMO


何でもそうですが、「段取り」としての準備作業をおろそかにすることで、稼働後にイレギュラーが発生することとなり、システムの安定的運用に至らないことは、少なくなく起こり得ることです。

ということで、Step.2「導入準備」は次回!



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詳しいことは、こちらをご参照下さい

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