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頓活

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文書管理の4ステップ

さぼ郎
前回、ご説明したように「iDMS」を実際にwebシステムとして構築し、その間に実際に現場の人々と協議する過程で、文書管理を導入するのには4段階でステップアップしていくことが望ましいと考えるに至りました。

政府や行政、あるいは先進的な事業所では金科玉条のようにして「電子化」を言いますが、すべての文書を電子化(つまりモニターを通して)することが最大の効率化だとは思えません。
EMO

共有性の高い文書の電子化は有効だと思いますが、守秘性や複製に対する配慮も必要になりますので、総合的なコストで考えれば紙で保持するより、トータルのコストは過大にかかるように思います。

電子化しようと紙文書のままであろうと、使用頻度を考えれば、1年前の文書(法定文書を除く)でどれだけの保存しなければならない頻度があるのかを考えておかないと、単に不要文書が貯まるだけのこととなります。

それでも紙の文書であれば目に見えるだけ、整理整頓の必要性もわかりやすく、そのためのルール化も受け入れられやすいと思いますが、電子化することによって、ストレージに無制限に格納することにもなりかねず、このことが必ずしも効率的だとは思えません。

文書管理の必要性に関して言うなら、「ないよりあればいい」くらいの必要性でしか無い事業所が多いように思います。なぜなら売上に直結しているわけでもないからです。

探す手間を時間で換算してコスト効果について触れている解説書もありますが、現場の肌感覚(直感的には)からすればさほどに重要なこととも思われないでしょう。

定着させるためにはどのようにしていくべきかを考えることは重要なことですが、基本は仕事の仕方を変えること、結果として仕事の仕方を効率化していくことに繋がると思っています。

まず、文書管理を検討する場合の4ステップについて概要を示します。
Step.1 事前準備
Step.2 導入準備
Step.3 必要事項の登録
Step.4 定着・習慣化
のような段階で取り組もことが最もスムーズだと考えています。



詳しいことは、こちらをご参照下さい

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