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文書管理という習慣

さぼ郎
EMO」は、社内文書のアセット化を目指したのですが、よくよく考えてみると社内文書にはいくつかの性質があることが分かります。

法人である以上、「法定文書」という国の定めに従って作成し、所定の年限、保存しなければならない文書があります。

ネットで「法定文書」とググるだけで580万件もヒットします。ざっとみても「総務・庶務・経理・財務・人事・労務」がほとんどです。

法定文書」に関しては、適正な管理がされていないことのほうが考えにくいのかも知れません。会計関係は電子化も進んでいるようです。

しかし、事業所内には「法定文書」だけでなく、様々な文書が日々発生してきます。「法定文書」ではない文書を「一般文書」としましょう。

法定文書」の多くは「定期発生」する文書が多いように思います。逆に「一般文書」は、随時発生してくると考えたほうがいいようです。

法定文書」の保存年数の管理は、台帳ベースでも十分に管理ができると思いますし、所管する官庁の査察のようなことでも起きない限り、通常は所定の年数が経過すれば機械的に廃棄して行くことになります。

よって、廃棄した記録が明確であれば一件落着するわけです。

防衛省であったことですが、南スーダンから日報を海外派遣司令部に送ってきたものから司令部で管理していたものを情報公開請求されたことで「廃棄により不開示」としたことがありました。

中央官庁では、情報公開請求を嫌気して極力短い保持期間で「廃棄」する傾向がありますが、彼らは法の定めではなく、省庁の内規でルールを作っているようですので、その適法性はワタシなどにはわかりません。

しかし、ここで問題となるのは、「廃棄」したはずの文書が、実はまだあって、その文書がなにかの拍子に漏出したとしたら、それはどうなるのだろうということです。

ない」ものが盗られたとした場合の「被害」って、考えてしまいます。

EMO

官僚や政治家になるような人々の価値観は一般の事業所とは別なのでしょうけれど、「ある」ものは然るべきところにあるべきだし、「ない」ものは、確実に廃棄証明書として廃棄日が一致していなければ、文書の性質からして企業の存続に関わるようなことも考えられます。

防衛省の場合は電子データのやり取りであって、複製が簡単にできてしまいます。変な話ですが、リベンジポルノのような写真が一度でも公開されると、これをすべて消し去ることは事実上不可能となるのがデジタルの怖さでもあります。

人口700万人のブルガリアで500万人以上の国民の個人情報をハッキングされたとのことです。

インターネットであるという利便性は、常にこうした危険と背中合わせになっています。「便利」は「不便」な側面とともにあることを、うっかりすると忘れがちです。

これは財務省で起きたことですが「決裁文書の改ざん」という事件がありました。ワタシが公務員をしていたときの決裁文書はハンコ突きまくりの紙の文書でした。

昔話で恐縮ですが、当時はB版でしたし、契約書は和紙に和文で縦書きにタイプをしていました。綴じるときは、こよりで縛って背表紙を糊付けして割り印をしていました。

いかにも「契約書」として神々しいものでしたし、これを改ざんするなど、考えたことなどありませんでしたから、改ざんさせられた担当の人は「万死に値する」と思い込まざるを得なかったのでしょうね。

実際には、デジタルデータを改ざんしたのか、その場合の決済はどういう仕組だったのか? あるいは紙文書の決裁を改ざんしたのか、その場合は印鑑などをどのように押印したのか などは詳しい話は知りませんが、財務省のような役所においても「決裁文書の改ざん」が起きてしまうという事実には注目しなければなりません。

適性な管理とは、事件や事故が起きないことを目指すべきではありますが、その手前として、せめて守秘性の高い文書は施錠できるキャビネットに保管するなど最低限の対処が行われているオフィスであることが前提になると思います。

■ 本日のまとめ

文書の種類
法定文書 か 一般文書 か
定期発生文書 か 随時発生文書 か

EMO

法定文書で定期に発生か随時に発生か
一般文書で定期に発生か随時に発生か

の組み合わせに単純化することができます。

■ルールと習慣
文書管理に不可欠なことはルールです。通常だと廃棄規定はあるのかもしれません。

文書管理とは「捨てる」ことと言い切ることもあり、たしかに重要な真理でもありますが、そのためには定着していることが不可欠になります。

定着させるためには「ルール」が必要で、「ルール」がある以上「チェック」も必要になります。

ルール」と「チェック」が目指すものは、「習慣」になります。文書管理が習慣化されれば、それは「文化」と言えると思います。

その手始めとして頓活では、目に見える形として「背ラベル」の印刷を推進しています。



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