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頓活

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「頓活」というサービス

整理整頓の新名称

さぼ郎
頓活
とはなんぞや!?

頓活名人

頓活」はワードクラフトの造語です。

整理整を職場でかす」ことを端的に伝える目的の造語です。


ワードクラフトは、10年ほど前から文書管理をシステム化しようとしていろいろ考えてきました。

そこで到達したのが「iDMS」という考え方になりました。

昨年のことですが、ひょんなことから大規模な総合大学の文書管理システムを構築することになりましたが、基本的には「iDMS」のローカライズでの対応で2019年3月に納品をし、現在、初期段階での稼働が開始されています。

その経験を通して学んだことを、
1.インターネットを使わない環境での使用を考える
2.データベースを使わない方法での運用を考える
3.初期の導入時から定着までと、定着以降の仕組みを分離する

というふうに考えてみることにしました。こうした考え方を総括して「頓活名人」と名付け、
考え方として「頓活Office
初期の支援システムを「頓活1号
安定期以降のシステムを「頓活2号
とすることにしました。

文書管理」と「ファイリング」という言葉が混用されている感じがします。アメリカ流の言い方をすると「レコードマネジメント」なんて言葉もありますが、要するに同じことを言い表していると思います。

厳密には、それぞれに言い分があるのかも知れませんが、「頓活名人」では、それらをひっくるめて「文書管理」と称します。

そもそもはアメリカから来た考えで、アメリカでは労働者が常に流動しているため、個人が文書を管理することは基本的にはありえず、共有を原則としています。

スパイ映画などでは、キャビネットに整然と収納されている個別フォルダから対象の文書を見つけて写真を撮ったり抜き取ったりするシーンをよく見かけます。

ファイリング

日本では一般的には簿冊式(バインダー、フラットファイル)のファイリングが多いようですが、個別フォルダを使ったバーチカルファイリングやボックスファイルを使うことも少なくありません。

ようは、どのような方式で文書を管理するかは、器具や用具の問題でしかなく、

「いかにして共有するか」
「いかにして文書寿命を的確に把握するか」
「いかにして探す手間を最小限にするか」

を目的とするべきで、かつ、分類などにおいて

いかにして破綻させないか

のためにルールが簡潔で明瞭であるかがポイントになると思います。

整理」とは捨てることで、「整頓」とは即座に使えるようにすることのような説明も多く書かれています。しかし、「整理整頓」とは要するに合理的に片付けることです。

文書管理」においては、導入時に整理整頓をし、不要文書はよく確認の上で廃棄し、必要文書の登録から始めます。

この続きは次回!



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