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あなたの文書の管理はうまくいっているか

さぼ郎
文書管理」といえば、通常は紙文書の管理になります。電子文書は、一般的に「ファイル管理」ということが多いようにい思います。

文書管理の最小単位は、「文書ファイル」といい、その文書ファイルに閉じるペーパーが「文書」ということになります。

ワタシが公務員のときは、文書ファイルは白ボールと綴紐で、白ボールにタイトルをマジックで書いていました。

基本的には「個人のメモ」としての個人持ちの文書などもごく限られていたように思います。

年度が変わる頃になると、翌年度の文書ファイルを白ボールで用意をし、年度が変わると同時に旧年度の文書ファイルを箱に詰めて控室に移します。で、控室にあった前々年度の箱詰めされた文書ファイルは倉庫に持ち込みます。

倉庫にある一番古い文書ファイルは箱ごと焼却しますが、その前に一回中身を点検します。

作成される文書もおおよそ種類が限られているから、システムなどなくてもこのようにしてあと、100年位はつつがなく推移することができると思いますが、民間企業となると、なかなかそのようには行きません。

次から次へと新しい案件が出てくるし、労働法規の変更による社内規定の変更などもあるでしょう。また、そのことによって作業の方法なども変わるかもしれません。

また、昨今のインターネット検索によるさまざまなハウツー情報などもプリントしておくと、即座に整理不能になり、あれもこれもファイルしておいても再利用性がほとんどない状態、つまりは管理不能になってしまいます。

すべてを電子化すれば解決するのかと言うと、おそらくそれもうまくは行かず、しょっちゅう、エクセルやワードの文書を探すことになります。

また、電子文書は随時書き込みができるので、行政で言う「改ざん」などという仰々しいことではないものの、電子文書の原本管理が結構難しいことも事実です。さらに、その原本は、多くの場合、作った人のパソコンにあることが殆どで、これをどのように保存するべきかは、「再利用性」「アーカイブ価値」などの、明らかな価値を有することが前提になると思います。

つまり、文書管理への取り組みのない企業においては、まず、個人がいかにして文書を管理するかにチャレンジすることが、企業としての取り組み以前にあるべきだと思うに至りました。

最初の一歩は、「文書ファイル」の作り方です。

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