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ノートの付け方

さぼ郎
図書館から「コクヨのシンプルノート術」という本を借りてきました。

コクヨ

本の冒頭に書かれていたことですが、こんなにデジタルな時代で、誰でも彼でもがスマホを持ち、スピーカーに話しかければスピーカーが答えてくれて、人形ロボットやら犬型ロボットが変え刷りまわる時代なのに、実はノートの販売量が増えているのだそうです。

コクヨだけでも年間1億冊売れるんだそうです。

この本は、コクヨの社員の使っているノートなのだそうです。

で、構成は「5ミリ方眼」「横罫」「無地」の3種類に分かれています。中でも「なるほど!」と思った書き方が5つつあったのでまとめてみます。

その前に、共通しているのがペンの「色」の使い方です。「共通」といっても、それぞれ使いみちが違うようなのですが、要するに「」「」「」の3色を適宜、役割を決めて使い分けている人が多いです。

ちなみに、ワタシは、4本のペンを使い分けるようにしています。黒は0.7と0.4。

」の「0.7」は、見出しに使います。「0.4」が記事内容。

」は、参照項目など。「」は疑問とか、特に重要なポイントに使います。

ノートのサイズも変遷がありました。A4版だと、少し大きすぎです。で、一時はA5サイズを使いましたが、現在ではB6のカード(つまり、B5の幅)が使いやすいように思います。

本に戻って、コクヨの社員の中には、読み返して重要な部分にマーカーで線を引くなどという使い方もありましたが、これも色をどのように使うかで、意味性が異なってくるように思います。

特になるほどと思ったのは、

「032」


ノート

①は、事前に打ち合わせのポイントや、聞いておくこと、調べたことなどを見出し的に書き留めておくのだそうです。その詳細な内容や打合せの要点は②に書きます。で、宿題が出たら、それを③に書き留めておくのだそうです。

特に③は重要で、あとから、ちょっとしたことなどを調べてメールなど送ってもらうと信頼性や高感度がグッと高まります。

ヒトの信頼を得るのには大きな約束ではなく、ちょっとした約束をして、それを確実に守ることだそうです。

「053」

ノートの背に通し番号を入れて、表紙に日付と内容を書く というもの。

ノートの背に番号を書くというと、ある程度の厚みが必要になりますが、ノートのみならずファイルなどでも「」は結構重要です。

さらに、表紙に目次を書くのもいいですが、最初の1枚裏表を目次ページにするというのも、いいかもしれません。

手帳をずっと付けていたのですが、これって、単に書くだけのことで、日にちがわかっていれば、手帳をみて、思い出すこともできますが、調べようとするとこれほど不便なものはありません。

そこで、今年から毎月のカレンダーが見開きで、続いて1週間のカレンダーが月曜から始まるような手帳に変えました。

ノート
ノート

月次のカレンダーに、概要を書きとめ、その内容をウィークリーの方に書くわけです。

まず、病院関係を「」で、仕事関係を「」、友人知人関係を「」で書きます。電話がかかってきたヒトは丸で囲み、来てくれたヒトは四角で囲みます。出かけていった場合は、括弧でしょうか。

これがうまく運用できれば、デジタルよりは便利だと思います。

「059」

このヒトは、絵心があるようで、イラストを多用しています。イラストにするとインパクトが強くなるとのことですが、そもそも絵が下手だと、インパクトどころではなくなり、子供の落書きみたいになりかねません。

マインドマップというのがありました。

マインドマップ
wiki「マインドマップ」にリンク ↑

これも絵的な要素を入れて書くようなことが言われていたと思います。

ノート
「放射状のメモ」の記事にリンク ↑

ほぼ、マインドマップですね。これは、メモを取ってから書き直すときにこのようにまとめるというのもありという程度で、まとめかたは色々あるとは思います。

少なくとも、ワタシ的にはマインドマップには、あまり乗り気ではありません。

「078」

ノートの端に「日付とタイトル」を立てに書くと、ノートを端だけを見て、あたりを付けられるというわけです。

ノート
本からパクリ

その際に、マーカーで色を付けておけば、直近で進行中の案件をざっと、見つけるのにも楽かもしれません。

当初、A5の穴開き(ルーズリーフ用)のノートを使おうと思ったこともありますが、これもなかなか便利ではなかった気がします。

「099」

最後はマトリックスです。

社内改善であれば「影響度×実現度」。
プロジェクト作業の優先度であれば「重要度×緊急度
社外のパートナーを選ぶ場合は「品質×コスト

のように、4象限にまとめる手法です。

これは、ワードクラフトが提供している「指針盤」でも、4象限にプロットして、なにに重点的にリソースを充てていくか、あるいは切り捨てるかを視覚的に見えるようにすることができて、とても有用なツールですが、宣伝が下手なのか今一つ浸透させることができていません。

まとめ

話に夢中になるとノートが疎かになります、常に、議事録を筆記しているようなつもりで、客観的にノートを付ける訓練が必要ですね。

それと、重要なこと、約束したこと、守らなければならないこと、調べなければならないことを抜き出して、「宿題」とする「032」は参考にしたいと思いました。

ノートや手帳は、まだまだ書き方の工夫の余地があると痛感しています。文書管理も同様です。

公文書廃棄、厳格化の見直し案 「森友加計」で問題に
という記事がありましたが、公務員の主たる仕事は「公務」であり、公の仕事の記録である「公文書」の作成になります。

国会での答弁を聞いている限り、「組織的」とか「メモ類い」というのがありましたが、会議と言えば誰しも官僚はメモを取っています。そのメモは組織的に使わないからといって1年以内に廃棄しているはずがありません。

つまり権力側が組織的に隠蔽しようとしていることは明らかで、隠蔽体質がある限り厳格化しても、また抜け穴を作ることは自明です。

権力側、つまり政権与党が変わらない限り、イタチごっこでしか無いわけです。厳格化の問題以前として政治のレベルアップが喫緊の課題なのが日本の政治だと思います。

おまけ




Helene Fischer

エレーネ・フィッシャーと言うようでドイツ人であるとwikiに書かれていますが、生まれたのはロシアで、ロシア語でも歌っています。

なんでドイツ人なのか詳しいことは分かりませんが、欧州では結構な人気のようです。日本には、ヴィヴァルディといえば「四季」ばっかりなので、欧州の今のはやりは、ドイツに限らずフランスだろうがイタリアだろうがスペインだろうが、ほとんど伝わってきません。

YouTubeで探っていくと、たまたま見つけることができます。

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