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文書管理について考える

さぼ郎
文書管理について、ここ数年(10年以上?)それとなく考えています。というのも、イオスの後藤さんと知り合いになってから、彼と会うたびに「文書管理」が会話に登るからです。

文書管理

で、2009年に「emo」という名称で文書管理ソフトを作りかけました。スローガンは、

1.創発に充ちた文書管理
2組織的文書管理の必要性
3レコードマネジメントとは
4仕掛文書と完了文書
5属人化の防止
6電子文書と紙文書のシームレス管理
7文書のグレードアクセス権限
8文書の発生形態
9文書シリーズという考え方
0分離した管理形態

85%くらいまで作ったところで、少なくとも自社内で使うかという疑問が出てきて、そこでなんとなく有耶無耶にしてしまいました。

有耶無耶になった原因の幾つかは、まず、中小零細レベルでシステム化した「文書管理」をするとは思えなかったこと。かと言って大企業には富士通とかIBMのようなフルスペックの文書管理が導入されているはずだし、これから導入しようとしても間違いなく有限会社のシステムは導入しません(歯牙にもかけません)。

かと言って、官公需を見込めるかと言えば、それはそれで大きな壁が立ちはだかります。

その後、2016年に再度、文書管理のシステム化の機運が持ち上がり、今度は「iDMS」というネーミングにして、当初はシンプルなつもりで構想を練り始めたのですが、必要かつ不可欠ということで、徐々に機能が付加されていく過程で、販路、使い勝手などを鑑みて中断することにしてしまいました。

とはいえ、過去に2回のチャレンジから、色々考えるところもあって、3回目の正直で今年、再挑戦してみようと思っています。

その一つの契機が、静岡県菊川市役所勤務の落合和之さんという方の「公文書管理と電子文書管理システムの考察」というPDFを見つけたことです。

また、違う意味で参考になったのが豊島区役所の高橋邦夫さんという方の「新庁舎移転に向けた豊島区の文書管理への取り組み」です。

更に、財務省始め森友学園、加計学園における意思決定の過程に関わる文章を破棄していた件などを考えると、ああした国の機関はターゲットにならないことは自明のことですが、まだまだ文書管理の潜在的需要は喚起の可能性があるように思いました。

森友学園、加計学園などでは、逆に適確な文書管理ができているからこそ、後々問題になりそうな文書だからこそ、法に触れない範囲のギリギリで廃棄しているわけですので、文書管理ができていればこそだと思います。

頭の良い事を自負している官僚の能力を、愚かな政治家の後始末に全力投球している姿には一抹の憐憫を禁じえません。

そんなことから、少し、「文書管理」そのものに考察をしてみようと思います。現時点でのシステムのイメージは、単なる想像の次元でしかありませんが、「こうすればいいんだ」という明確なイメージがあります。

文書管理

「システムの仕様」「ターゲット」「拡販
この3つについて、これから考えを記述していこうと思います。

その前に、公文書に常時触れているヒトの意見や考えをまとめることから始めてみます。

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