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メモの必要性

さぼ郎
メモ

打ち合わせなどする時、議事録を書かなくてもメモをとると思います。自分の場合で言うなら、通常、A5版のノートに書きます。

しかし、メモの書き方が悪い事が多く、後刻、メモを見直しても肝心なキーワードを書き落としていたりして、結構、使い途に問題を残すことが多いです。

とくに、自分が夢中になってしゃべっていると、その発話に対する応答をそっくり書き落とすことが多いです。

役人をやっていた期間があるのですが、通常、役所では定例の打ち合わせや来客との会合において、ほぼ、必ず議事録を残します。で、その議事録は通常、一番下っ端が書くことになっています。

というのは、一番下っ端ならほぼ、発言することはないので、書くことに専念できるからです。

某有名企業の会議に参加したことがあります。そのとき、驚いたことは議事録を一番偉い人(その時は取締役でした)が書くのです。議論が伯仲してくると、その常務が時々「待った」をかけて記録を追いつかせます。

で、会議が終わると、その場で議事録を完成させて承認のサインを取るまで帰れません。

なんとすごいことと思い、いまでも鮮明に記憶しています。

で、その議事録は役所側の出席者はもとより、上司の決済をもらうことになります。詳しい記憶はありませんが、1年はキャビネットに置かれて、誰でも閲覧可能になっており、翌年度は箱に詰めて控室に置いておき、翌々年度は倉庫に置かれることになります。

廃棄については、どういうルールだったか記憶がありません。

いま、森友学園で8億円値引きした経緯に関する、訪問者との会談はメモなので、土地の売買契約が成立した時点で1件落着したので廃棄したとウソブイている官僚の答弁がYouTubeに上がっていますが、あれは確実な嘘であるか、意図的隠蔽だと思います。



役所において原則的には私文書はなく、彼らが公務で書く一切は、すべて公文書であるはずです。それをあとで見返す必要は、国会で糾弾された時に必要なのではなく、どういう場面で何を話し合ったかを確認する必要があるのは、むしろ彼ら自身のはずだからです。

逆を言うと、不都合な記載があると判断した文書を廃棄できるように法律を整備しておき、不都合が発生すると的確に判断して徹底的に廃棄している姿が目に浮かびます。

野党に理性と知性と正義と理念があるなら、野党が国民利益を代弁するという観点から官僚の為したることを追求し、意図的な隠蔽を証明し、必要な糾弾をしていくべきことと思いますし、法解釈が適法であるとするなら、法改正を求めるべきでしょう。

それは彼らに任せるとして、メモを書く以上、必ずその日のうちに見返すようにするべきです。で、当日、あるいは翌日であるなら、不明点や曖昧な点を解消できなければ、出席者に問い合わせる必要があります。

また、単に見返すのではなく、要点をまとめる必要があります。また、次回の会合に向けた約束事項があれば、期日を含めて必ず確認する必要があります。

ということは、率先して議事録を書くことが両得だといえます。

さらに話し合われた内容を超えるような視点を発見した場合などは、議事録とは別の整理メモを作成し、関係者と共有するぐらいのことを習慣づけていくことで、「記録する力」「まとめる力」「発想する力」を身に着けていくことができるような気がします。

メモ

必要なことは、打ち合わせにおいて要点をまとめる力を身につけることが、大前提として必要になりますが、キーワードを網羅することと、各キーワードの関連を図式化することで、時系列の発話記録ではなく、要点整理が同時的に解決していきます。

必要なことの7割は、これで解決できていそうですが、そこから「考察」することと、疑問点や解決すべきポイントを拾い出せたら及第点になります。

個人的なメモのみならず、共有すべきメモは、打ち合わせや会議の起点に置くべき重要な文書として位置づけることができますので、自分なりのルールと工夫に取り組むべきと思います。

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