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iDMSという文書管理の仕組み

「挑=イドム」

さぼ郎
特定個人情報の管理や営業秘密など、企業には様々な文書があり、適正な管理を必要としています。かく申すワードクラフトにおいても適正とは程遠い管理状態です。

凄腕・文書管理コンサルタントの後藤さんと縁があって、マイナンバーも始まることでもありますので、文書管理に取り組んでみようと思い立ちました。

彼の文書管理の理念に名前をつけました。

innovative Document Management System
略して
iDMS
漢字で書くと

個人的な話ですが、ワタシは公務員の経験があって、役人時代を思い出すと確かに文書管理を適正に行っていました。主としては定期発生型の文書でしたが、年度が変わる直前に次年度の紙ばさみを用意し、年度を超えると前年度の文書を箱詰めして倉庫に運ぶという流れを厳然として行っていました。

箱詰め

みなさんは、どのようにして文書を管理していますか? 整理術で一躍有名になったコンマリさんは、触れてみてトキメクものを残し、ときめかないものは捨てるとのことですが、法人文書だと、ほとんどトキメキません。

かといって、パソコンを使って管理する必要があるわけではありませんが、ワードクラフトとしては小規模開発を前提に生き残っていこうとしていますので、文書管理コンサルタントの後藤さんの理念を、忠実に「仕組み」として作ってみました。

文書管理のポイントは、文書には寿命があるということだと思います。文書が発生し、廃棄するまでをスケジュールに沿ってスムーズな管理ができます。

登録画面
登録画面はこれだけ

このことは紙の文書のみならずパソコンで作成された文書も同様です。

ネットで調べてみると、電子化して管理するという大掛かりな仕組みや、決済システムと連動している仕組みなどがあるようですが、「iDMS」の文書管理理念は、淡々とスケジュールにそって

文書の発生-完結-保管-保存ー廃棄

を管理するだけです。

とはいえ、実際には組織変更があったり、棚卸をしなくてはならなかったり一般的な管理要素は包含していますが、システムはあくまでも補助的道具に過ぎず、文書を管理するという「必要」を「支援」するという位置づけに過ぎません。

チラシ

iDMS」という文書管理の理念がありきで、「iDMS」というパソコンのツールがあると管理の利便を促進することができますが、ツールのほうは使えば便利という程度のことで、まず、組織内の文書を管理するという体制(文化)がなければ意味がありません。

iDMS」という文書管理の無料セミナー(YouTube)を受講すれば、特典としてフルセットの「iDMS」ツールをご提供致します。ただし、1人使用版です。

iDMS」の有償コンサルティング養成講座(30万円)を受講すれば、特典として共有利用できる「iDMS」ツールをご提供致します。組織間で共有利用ができます。

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