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取り組み

印刷する

文書管理という考え方はとても大切

取捨選択と整理整頓を習慣に

のりのり
紙類ならばフォルダにとりあえず保存するのはいいほうで、机の上に山積みが常。

山積みした本人には、確かこの山の中にあるはずと見当がつき、見つかれば、「ほらね、ここにあると思ったのよ」と、山積みするのも一概にダメとは言えないものなのです。

たまには見当違いもあり、資料探しに時間を費やしてしまいます。まあ、これも仕事のうちだとムダを承知でカイゼンがなかなかできません。

 書類

次回はいつ見るかわからない資料の山、山、山。

整体にいって身体をリラックスさせ、翌日には、さあ今日もがんばるぞと気合が入りますが、いざ机の前の山積みの資料や、どこにしまったかわからない資料をまず探さねばと思ったとたんに、気分が沈みます。

机

デジタルデータも同様です。フォルダばかりがたくさんできてしまって、いざというと探してばかりいます。逆に、何年も前のフォルダやファイルがたくさんできてしまって、いざ、消そうかと思うとかえって面倒なので、そのままにしてしまいます。

家庭でも同じこと。働く女性にとって“断捨離”することは、すなわち“文書管理”をすることとほとんど同じです。

家庭でも結構山積みになるダイレクトメールやチラシ類は、“とりあえずボックス”に放り込んでおき、“週末に仕分け”、“月末に仕訳”、“年末に仕訳”、と仕訳ボックスに入れるなど取捨選択してため込まないことです。
 
掃除

家庭でも会社でも、“何か”を持ったら、“保存”か“廃棄”。ライフサイクルを見える化することが重要です。

整頓

ちなみに、職場で月次ボックスを作って3か月で回るようにしています。つまり、今が8月なら6月と7月のボックスがあるわけです。これが9月になる時点で、6月のボックスを精査するわけです。

必要があって出力したメール文や、見積もりを依頼された資料など、3月も経つとほとんどが不要になります。

これだと探すのも便利です。これを顧客ごととか物件ごとのように仕分けして収集すると、見つからなくなるのと、何か月もたって何の件の資料だったのかもわからなくなります。

事業所ごとにいろいろな方法があるとは思いますが、人それぞれというのではなく、事業所として共通のルールがあると自ずから整理整頓がはかどるようになると思います。

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