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あれこれ

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エクセル仕事術〈2〉

外資系投資銀行でのワザ

さぼ郎
さてさて、「外資系投資銀行のエクセル仕事術」の続きです。2015年4月21日現在のアマゾン・レビューは37件。

星5つが24件・65%。VBAとか関数とかをガリガリやると思ったら大間違い。そんな本は、他にたくさんあります。

とても重要なことは、作り方、表示の仕方を社内で標準化することに尽きると思います。もっといえば、作成したファイルの文書管理をどうするかで、共有や、参照の効率が格段に上がるのだと思います。

こういうのを「仕事術」というのだと思いました。

エクセル仕事術
前回を参照する ↑

グループ化

あまりグループ化というワザを使ったことがありませんでした。ようは、隠すわけですが、ともすれば「非表示」を使う人は多く見かけますが、禁じ手のようです。

エクセル仕事術

とりあえず、11、12行をグループ化する場合、「データ」タブをクリックすると、

グループ化

こんなのがアウトラインに出てくるので、単に「グループ化」を押せば、

グループ化

上の赤丸では、「1」を押せば、行方向のグループを非表示にして、「2」を押せば、全表示にします。

下の丸では、「-」をクリックすると2行が隠れるというわけです。

グループ化

これは列方向も同様にグループ化することができます。

N/A

成長率の初年度に「N/A」が書かれていますが、これは「Not Available」のことで、値が入らないことを明示的に示しているんだそうです。

似たのに「N/M」というのがあって、「Not Meaningful」のことで、「ゼロ割」になるような場合に使うようです。

成長率で「30%」が直接入力になっていますが、これが計算式だったとして初年度の販売数が「0」だとすると、成長率はゼロ割になってしまうため、「N/M」を使うことになります。

シート名称

このように「Sheet1」のようなのはダメで、必ずシートには名称をつけるのだそうです。同様に、不要なシートは削除しておくこと。

とくに、Excel2007以前だと、標準でSheet3までがありましたが、使っていないシートは必ず削除します。

パワポ

パワーポイントにExcelのエリアをコピーして貼り付けると、このようになります。メリットは編集できることです。

しかし、パワーポイントで編集してしまうと、オリジナルと乖離してしまうので、禁じ手だそうです。

パワポ

「図(拡張メタファイル)」で貼り付けるとExcelのフォーマットのママ貼り付けられ、編集もできません。

フォーマットの調整

フォーマットの調整をどの時点で行うかについても書かれています。行や列を増やし、値や数式を入れるつど、平行してフォーマットを整えていくべきだとのことです。

計算ミスを減らすための最良の方法なのだと思います。

その昔、単純な作業を沢山の種類で、たくさん作るような作業の管理をしていたことがありますが、その時に身にしみて覚えざるを得なかったことは、確認回数を極限まで減らす作業方法を確立することでした。

工場勤務

組み立てながら、気がつく都度に確認していると、生産数が格段に下がります。かといって、生産数だけ増やせばいいわけではありません。不良率が上がれば、ロットアウトになってしまいます。

作業工程の中に確認工程を必ず入れるような作業方法を身につけないと、しょっちゅう、確認することになって時間も無駄にするし、品質不良に繋がることとなります。

ようは、作業方法の確立が不可欠であって、作業者個々人の創意や工夫に依存してはばらつきが出てしまうのは自明です。これはエクセルを使った仕事術でも、ワードを使った文書作成術でも、全く同じことなのだということですね。

シートの構成

シートの構成をチャートにして、先頭シートに配置する。このような考えは実に穏当だと思いました。

いわば、目次を作るわけですが、それぞれのシートが何をしているかが一目でわかる上に、関連まで見ることができます。

チャート図

このようなチャート図を作ると、第三者にとっても一目でBookの構成が分かりますし、ハイパーリンクを貼っておけば、目的のシートに飛ばすことができます。

ただし、上列左端のボックスを見るとわかるように、リンク先のシート名とセル位置が表示されてしまいます。この文字を非表示にしたいのですが、ハイパーリンクのスタイルには文字の非表示が見当たらないので、文字色を背景と共色にしてしまうしかなさそうです。

著者が重要であるとしていることは、最終結果は先頭シートではなく、右端の一番後ろに置くことだそうです。チャートにも示されているように、左から右へ流れていくので、シートにおいても、最終計算結果は一番右に公領に配置するのだそうです。

また、シートのタブの色を、チャートのボックスに使った色で塗っておくこと。

もう一つ重要な事は、いろいろな所から数字を拾ってくるわけですが、何を参照したのか出典を明らかにしておく習慣が必要です。脚注にコメントを付けておきさえすれば、出典を改める場合でも、労力を大幅に軽減できます。

大昔のことですが、アメリカで作られたfortranのソースコードでしたが、どこからソースコードが始まるのかがわからないくらい、コメントがたくさん書かれていました。

えてして、日本のケースでは、紙の資料にとどまらず、作成したワードやエクセルの文章を属人管理していますが、文書の共有化を含む「文書管理」は、日本企業の課題のような気がします。

まだ、続きます。

コラムにスーツの話が出てきました。「スーツ」というアメリカのドラマがあります。人の第一印象は見た目だという話。

スーツ

たしかに、重要な事かもしれませんが、「ジョブスはどうなのよ」って、思ったりもします。

ちなみに、ワタシの場合は、スーツでなければダメなところには行きませんし、原則、雨の日は出掛けないようにしています。

若いころ、客先に行って座るときに、椅子の背に背中を当ててはいけないと教わりました。ようは、客と対等にそっくり返ってはダメということです。

そういう、営業の常識(セオリー)って、必要なのかと思います。逆にそういうことにこだわるような人達を、あまり相手にしたくはありません。

本当に営業成績が上がるようなセオリーを編み出したいです。

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